VACATURE OFFICE MANAGER

Sushi Time hoofdkantoor vacature Wij zoeken iemand die verantwoordelijk is voor organisatorische en secretariële zaken op ons hoofdkantoor. Onze office manager is de schakel tussen de directie van Sushi Time en de verschillende afdelingen en zorgt ervoor dat alles op rolletjes loopt binnen de organisatie. De office manager fungeert in veel gevallen als rechterhand van de directie.

Sushi Time is een groeiende franchise organisatie met een centrale keuken die elke dag voor alle Sushi Time winkels verse rijst en vis produceert. Sushi Time heeft naast de centrale keuken zelf nog een aantal winkels in eigendom. In totaal zijn er momenteel 18 Sushi Time winkels en binnen een aantal maanden groeit de Franchise organisatie door naar 26 / 28 vestigingen.

 

Wat houdt de functie in?

Het verrichten van administratieve en organisatorische werkzaamheden om de zaken op kantoor efficiënt en soepel te laten verlopen:

  • Afhandelen van inkomende en uitgaande communicatie (telefoon, e-mail, post);
  • Beheren van de agenda bij vergaderingen maar ook het voorbereiden en notuleren van besprekingen en vergaderingen;
  • Bieden van facilitaire ondersteuning (bijvoorbeeld beheren van de voorraad en verzorgen van de ordelijkheid van het kantoor maar ook degene die zorgt dat kantoorproblemen (netwerk bijvoorbeeld) worden opgelost);
  • Uitwerken van memo’s, brieven, verslagen en rapporten;
  • Fungeren als aanspreekpunt, zowel intern als extern;
  • Beheren van het archief en contracten;
  • Financiële administratie in combinatie met een extern administratie kantoor;
  • Opstellen van verkoopfacturen, interne doorbelastingen, etc;
  • Verwerken en doorgeven van personeelsmutaties met het administratiekantoor;
  • Handhaven van de algemene huisregels binnen het personeelsbestand (vakantie aanvragen, ziekte verzuim begeleiden, algemene vragen van personeel over uren, salarissen etc;)
  • Verbeteren en efficiënter maken van alle werkprocessen op kantoor;
  • Binnendienst taken in de breedste zin des woords, klanten mailen, order invoeren, website aanpassingen doen, assisteren bij het regelen van bemonsteringen, etc;
  • Kortom het hele kantoor runnen en de groei die daarbij komt kijken;

Wanneer ben je geschikt voor de vacature Office manager?

Wij zoeken “een duizendpoot”, iemand die het leuk vindt om met veel verschillende dingen bezig te zijn, met de volgende kwaliteiten:

  • je vindt het leuk om zowel hands-on operationeel als strategisch bezig te zijn en mee te denken met de groei die er in de organisatie zit;
  • je bent bereid om ook buiten de kaders van je werkomschrijving taken uit te voeren die nodig zijn;
  • je bent iemand die het fijn vindt om alleen en zelfstandig te werken;
  • je bent vriendelijk en tactvol;
  • je weet van aanpakken;
  • plannen en organiseren zit in je bloed;
  • je bent klantgericht en ondersteunt je collega’s waar mogelijk;
  • je bent zorgvuldig;
  • je communiceert helder, zowel mondeling als schriftelijk;
  • je stelt duidelijke grenzen;
  • je weet problemen te voorkomen en lost ze op waar ze zich voordoen;
  • je kunt snel schakelen;
  • je kunt foutloos Nederlands schrijven en spreken;
  • je kunt omgaan met vertrouwelijke informatie;
  • je bent stressbestendig
  • je bent kritisch en assertief;
  • bij voorkeur heb je aantoonbaar HBO werk- en denkniveau.

Wat kan je van ons verwachten?

Je zult werkzaam zijn op ons hoofdkantoor dat momenteel gevestigd is in Amstelveen aan de Schweitzerlaan 74, maar binnen 4 maanden verhuisd is naar Uithoorn. Je bent straks werkzaam direct met het management van de organisatie en fungeert als onze rechterhand. Je werkt met verschillende nationaliteiten en lagen van de organisatie samen. Je bent een enorm belangrijke spil in ons bedrijf.

Salaris gaat in overleg op basis van ervaring. We verwachten dat je bij voorkeur 5 dagen per week maandag t/m vrijdag, full time beschikbaar bent. Minimaal aantal uren zal zijn 32 uur en 4 dagen. De mogelijkheid tot thuiswerken is er, maar onze voorkeur gaat wel uit naar zoveel mogelijk aanwezig zijn om feeling te houden alles wat er in de organisatie gebeurt.

Interesse in de functie?

Heb je interesse in deze functie? Mail dan je CV en motivatie naar barbara@sushitime.nl